OPINIONES

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  Oswaldo Meza |

  01 May 2022

  Sales Manager de LegaLario.

  

  Ventajas de digitalizar los procesos legales

  
  01 May 2022
  

   

  A finales del año pasado tuve la oportunidad de reunirme con directivos de una empresa del sector alimentario que cuenta con sucursales en diferentes ciudades del país y me llamó la atención su visión e ideas creativas para mejorar sus procesos internos. Sin embargo, me comentaban que tuvieron que retrasar la implementación de nuevas tecnologías porque existen personas que aún se resisten al cambio. Un ejemplo es su equipo legal, que no les permite digitalizar el proceso de contratación de personal y los fuerzan a continuar con el proceso tradicional donde se obliga a los candidatos a trasladarse hasta sus oficinas para que entreguen su documentación y firmen de forma presencial su contrato.

   

  La digitalización abre la puerta a grandes oportunidades de crecimiento, y una de las que por fortuna ha avanzado en ese sentido es la legal. Existen diferentes tipos de servicios que pueden ayudar al almacenamiento de contratos y documentos en la nube, los cuales ayudan con la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM’s); servicios que permiten la construcción de contratos y la firma electrónica de los mismos, hasta servicios de blockchain.

   

  El uso de la tecnología para digitalizar los procesos legales puede generar a su empresa cuatro grandes ventajas:

   

  1. La reducción del riesgo en lo que se refiere a tener visibilidad de la fecha de vencimiento de sus contratos para renovarlos y no perder clientes, eliminar la pérdida de información en casos sencillos, disminuir el robo de información y las repercusiones que eso pudiera generar, etc.

   

  2. Los equipos jurídicos pueden incrementar su productividad. La generación de contratos, la recolección de firmas, recepción y revisión de documentos en nuevas relaciones comerciales, la validación de la identidad de las empresas y las personas, la búsqueda de contratos y documentos de meses o años anteriores en los almacenes, traslados para revisar documentos con clientes, proveedores o entidades de gobierno, son sólo algunas de las tareas que se pueden acelerar o automatizar.

   

  3. Es importante tener en mente la mejora continua para disminuir costos. Por ejemplo, cuando se crea una nueva relación comercial con clientes o proveedores es común que se genere un contrato, se imprima, se firme por una de las partes y después se envíe a la otra, ya sea con sus propios medios o al contratar servicios de una empresa de mensajería. Al hacerlo de forma electrónica se eliminan costos de papel, tinta, mensajería, etc.

   

  4. El uso de las tecnologías permite llevar una trazabilidad muy completa de los procesos legales, desde su origen, quién lo envío, cuándo se generó el documento, quiénes lo revisaron y firmaron, hasta dónde se almacena, etc. Los servicios generan una serie de evidencias irrefutables que lo comprueban y ayudan a tener transparencia en todos los procesos.

   

  Servicios y soluciones digitales permiten la reducción de hasta 80% en los costos, creación automatizada de contratos, el uso de diferentes tipos de firma electrónica, robustecer el proceso, evitar la suplantación de identidad al tomar foto de la identificación y selfie del firmante que se validan biométricamente, además de generar un padrón de clientes y empleados, entre otros servicios.